Geschäftlich ab SDQ: Reisebriefing, Abrechnung und wiederkehrende Fahrten

Geben Sie Reisenden und Organisation dieselben Anweisungen

Nennen Sie zunächst den Namen, den der ankommende Fahrgast auf dem Schild erkennen soll, auch wenn eine Assistenz die Buchung übernimmt. Ergänzen Sie erreichbaren Fahrgastkontakt, Flugnummer, örtliches Ankunftsdatum, Zieladresse sowie vollständige Personen- und Gepäckzahl. Teilen Sie der Disposition mit, wer Änderungen an Strecke oder Preis freigeben darf. Widersprüchliche Nachrichten mehrerer Kollegen können die Buchung unklar machen.

Vor dem Einsteigen ins Flugzeug sollte der Fahrgast den angenommenen Reiseplan, Treffpunkt und gespeicherten Dispositionskontakt erhalten. Leiten Sie die endgültige Fassung statt einer ersten Schätzung weiter. Für die Koordination reichen normalerweise Name und Reisedaten; Personalakten und Ausweiskopien ohne Bezug zur Fahrt werden dafür nicht benötigt.

Klären Sie den benötigten Geschäftsbeleg vor der Fahrt

Fragen Sie, welcher Abrechnungsbeleg tatsächlich ausgestellt werden kann, und nennen Sie Rechnungsempfänger und die vom Arbeitgeber verlangten Angaben. Bestellnummer, interne Referenz, Rechnungsformat oder Zustelladresse sollten vor der Bestätigung besprochen werden. Eine Zahlungsquittung erfüllt nicht unbedingt die Rechnungsanforderungen der Buchhaltung; klären Sie den Unterschied vor der Kostenerstattung.

Veröffentlicht sind Barzahlung in USD oder DOP und Banküberweisung nach Vereinbarung. Eine Firmenbuchung eröffnet nicht automatisch einen Kreditrahmen, eine monatliche Sammelabrechnung oder Kartenzahlung. Vereinbaren Sie Zahler, Währung, Gesamtbetrag, Zahlungsart und Zeitpunkt im Buchungsverlauf, damit der Fahrgast weiß, ob Bargeld nötig ist.

Lassen Sie einen Arbeitstag als vollständige Route anbieten

Ein bestätigter Flughafen-Büro-Preis endet am vereinbarten Ziel. Warten während einer Besprechung, ein weiteres Büro oder die anschließende Hotelfahrt sind zusätzliche Anforderungen. Senden Sie die Adressfolge mit den erwarteten Wartezeiten gemeinsam, damit die Disposition den tatsächlich benötigten Dienst anbieten kann.

Führen Sie für regelmäßige Reisen eine datierte Liste und prüfen Sie jeweils Flug, Hotel, Begleiter und Gepäck. Eine alte Bestätigung ist Hintergrundinformation, keine aktuelle Reservierung. Planen Sie die Flughafenrückfahrt gesondert rückwärts von der geforderten Ankunftszeit der Airline und mit einem realistischen Straßenpuffer.

Vom SDQ zum Visumtermin: Botschaft und Sambil VAC getrennt planen