Zakelijk reizen via SDQ: afspraken voor de reiziger, facturatie en volgende ritten

Geef de reiziger dezelfde definitieve instructies als de organisator

Noem eerst de naam die de aankomende passagier op het bord moet herkennen, ook wanneer een assistent boekt. Voeg een bereikbaar reizigerscontact, vluchtnummer, lokale datum, adres en volledige aantallen personen en tassen toe. Leg vast wie een andere route of prijs mag goedkeuren, zodat collega's geen tegenstrijdige opdrachten doorgeven.

Stuur de passagier vóór het instappen het geaccepteerde reisplan, de ontmoetingsinstructies en het opgeslagen nummer van de planning. Deel de laatste versie in plaats van een voorlopige schatting. Voor de coördinatie zijn doorgaans naam en reisgegevens voldoende; personeelsdossiers en identiteitskopieën zonder verband met de rit zijn daarvoor niet nodig.

Controleer vooraf welk betaalbewijs de werkgever nodig heeft

Vraag welk document daadwerkelijk kan worden verstrekt en geef de factuurnaam en vereiste bedrijfsgegevens door. Bespreek een inkoopnummer, interne referentie, gewenst formaat of afleveradres vóór de bevestiging. Een betaalbewijs voldoet niet noodzakelijk aan de factuurregels van de administratie; los dat verschil op voordat de declaratie moet worden ingediend.

Gepubliceerde betaalmogelijkheden zijn contant in USD of DOP en een afzonderlijk afgesproken bankoverschrijving. Een bedrijfsboeking opent niet automatisch een kredietrekening, maandfacturatie of kaartbetaling. Spreek betaler, valuta, totaal, methode en betaalmoment schriftelijk af, zodat de reiziger weet of contant geld nodig is.

Laat een dag met afspraken als volledig programma offreren

Een bevestigde luchthaven-kantoorrit eindigt op het afgesproken adres. Wachten tijdens een vergadering, doorrijden naar een tweede kantoor en eindigen in een hotel zijn aanvullende werkzaamheden. Stuur alle adressen in volgorde met de verwachte wachttijd, zodat de planning de werkelijk benodigde dienst kan aanbieden.

Houd voor herhaalde reizen een lijst met datums bij en controleer steeds vlucht, hotel, medereizigers en bagage. Een oude bevestiging is nuttige achtergrond, geen actuele reservering. Bereken de luchthavenretour afzonderlijk vanaf de vereiste aankomsttijd van de luchtvaartmaatschappij, met een realistische rijtijd en verkeersbuffer.

Van SDQ naar een visumafspraak: plan de ambassade en Sambil VAC afzonderlijk